Es gibt einen Moment, den viele Unternehmer kennen:
Das Marketing bringt Anfragen rein – aber niemand kann zuverlässig sagen, wie viele davon wirklich zu Umsatz werden. Mal läuft eine Woche stark, mal ist es still. Und wenn man ehrlich ist, hängt der Erfolg oft an einzelnen Personen: einem Verkäufer, einem guten Tag oder einem zufälligen Timing.
Das ist nicht „normal“. Das ist ein Hinweis: Es fehlt ein standardisierter Sales‑Prozess.
Ein sauberer Prozess macht Vertrieb nicht kalt oder unpersönlich. Im Gegenteil: Er sorgt dafür, dass Interessenten klar geführt werden, dass Follow‑ups nicht vergessen werden und dass Abschlüsse messbar entstehen – statt zufällig.
In diesem Artikel bekommen Sie ein praxiserprobtes 5‑Stufen‑Modell, das Sie in wenigen Tagen implementieren können.
Warum Standardisierung der schnellste Hebel im Vertrieb ist
Wenn Sie Ihren Vertrieb standardisieren, gewinnen Sie drei Dinge gleichzeitig:
- Planbarkeit: Sie verstehen, wo Deals verloren gehen – und können gezielt optimieren.
- Geschwindigkeit: Weniger Chaos, weniger „Nachfragen“, weniger Doppelarbeit.
- Skalierung: Neue Mitarbeiter können schneller einsteigen, weil es ein Playbook gibt.
Standardisierung bedeutet nicht, dass jeder das gleiche Skript abliest. Es bedeutet:
- klare Stufen in der Pipeline
- klare Kriterien, wann ein Lead „weiter“ darf
- klare Verantwortlichkeiten
- klare KPIs, die Sie wöchentlich steuern können
Das 5‑Stufen‑Modell für planbare Abschlüsse
Stufe 1: Eingang & Erfassung (Lead Intake)
Ziel: Jeder Lead landet sauber im System – schnell, vollständig, ohne Lücken.
Was muss passieren:
- Lead wird erfasst (CRM/Sheet/Tool – Hauptsache ein Ort)
- Quelle wird dokumentiert (z. B. Website, Empfehlung, Ads)
- Verantwortlicher (Owner) wird zugewiesen
- Reaktionszeit (Speed‑to‑Lead) ist klar definiert
Typische Fehler:
- Leads landen in E‑Mails, Slack, WhatsApp – und verschwinden
- Niemand fühlt sich verantwortlich
- Antwort kommt zu spät → Momentum weg
KPI(s):
- Speed‑to‑Lead (Zeit bis zur ersten Antwort)
- Erfassungsquote (wie viele Leads landen wirklich im System?)
Quick Win:
Definieren Sie: „Jeder neue Lead wird innerhalb von X Stunden beantwortet und innerhalb von 24h im CRM erfasst.“
Stufe 2: Qualifizierung (Fit, Bedarf, Timing, Entscheidung)
Ziel: In kurzer Zeit klären, ob es sich lohnt, Sales‑Zeit zu investieren.
Was muss passieren:
- Fit (Zielkunde) ist bestätigt oder ausgeschlossen
- Bedarf/Schmerz ist klar
- Timing und Entscheidungsprozess sind grob verstanden
- Nächster Schritt ist gesetzt (z. B. Termin)
Typische Fehler:
- Zu früh pitchen (ohne Bedarf zu verstehen)
- „Nette Gespräche“ ohne Ergebnis
- Kein klares Kriterium, wann ein Lead rausfällt
KPI(s):
- Qualified‑Lead‑Rate (Anteil qualifizierter Leads)
- Show‑Up‑Rate (wie viele Termine finden statt?)
Quick Win:
Nutzen Sie eine 10‑Minuten‑Scorecard (Fit/Bedarf/Timing/Entscheidung/Budget). Leads < 6 Punkte gehen in Nurture statt in aktive Sales‑Pipeline.
Stufe 3: Discovery & Lösungsscope (Beratung, nicht Präsentation)
Ziel: Problem, Ziel und Rahmenbedingungen so klar machen, dass ein Angebot logisch wird.
Was muss passieren:
- Ziel (messbar) wird definiert
- Engpässe werden identifiziert (Prozess, Angebot, Conversion, Tracking)
- Scope der Zusammenarbeit wird grob abgesteckt
- Erfolgsmessung wird angesprochen (KPIs)
Typische Fehler:
- Zu viele Features erklären
- Keine Messlogik → später Diskussionen
- Unklare Erwartungen → spätere Enttäuschung
KPI(s):
- Discovery → Angebot‑Rate (wie viele Gespräche führen zu Angeboten?)
- Einwand‑Top‑3 (systematisch erfassen)
Quick Win:
Beenden Sie jedes Discovery mit einem klaren Satz:
„Wenn wir das lösen, messen wir es an X und Y. Der nächste Schritt ist …“
Stufe 4: Angebot & Commitment (Entscheidung vorbereiten)
Ziel: Ein Angebot, das nicht nur informiert, sondern zur Entscheidung führt.
Was muss passieren:
- Angebot ist klar: Ergebnis, Schritte, Verantwortlichkeiten, Timeline
- Messbarkeit/KPIs sind transparent
- Entscheidungsprozess ist sauber (wer, wann, wie?)
- Follow‑up‑Plan ist fix (nicht „melden Sie sich“)
Typische Fehler:
- Angebot ist ein PDF ohne klare nächste Aktion
- Preis ohne Preislogik (warum fair?)
- Kein „Decision Path“ (wer entscheidet, was braucht es?)
KPI(s):
- Angebot → Abschluss‑Rate (Close Rate)
- Zeit bis Entscheidung (Sales Cycle)
Quick Win:
Bauen Sie ein 1‑seitiges Angebotsformat mit:
Problem → Ziel → Vorgehen (3–5 Schritte) → KPIs → Next Step.
Stufe 5: Abschluss & Übergabe (Onboarding statt „Ende“)
Ziel: Abschluss wird sauber übergeben – und der Start ist strukturiert.
Was muss passieren:
- Vertrag/Beauftragung ist klar
- Kickoff‑Termin ist gesetzt
- Ziele/KPIs werden final bestätigt
- Rollen und Kommunikationsrhythmus stehen
Typische Fehler:
- Nach dem „Ja“ Chaos → Vertrauen sinkt direkt
- Keine klare Roadmap → Start wirkt unprofessionell
KPI(s):
- Time‑to‑Kickoff (Zeit vom Ja bis Start)
- Onboarding‑Complete Rate (wurde alles sauber erfasst?)
Quick Win:
Eine standardisierte Kickoff‑Checkliste (Ziele, KPIs, Zugänge, Verantwortlichkeiten).
Der unterschätzte Umsatzhebel: Follow‑up als System (nicht als Gefühl)
Viele Abschlüsse sterben nicht am Angebot, sondern am Follow‑up.
Ein sauberer Prozess hat deshalb eine klare Regel:
- Jeder Deal hat einen nächsten Schritt im Kalender
- Follow‑ups sind vorformuliert (Templates)
- Timing ist standardisiert (z. B. 5 Kontakte in 14 Tagen)
Beispiel Follow‑up‑Cadence (B2B, vereinfacht):
- Tag 0: Angebot + kurzer Video/Sprachnachricht‑Kontext
- Tag 2: 1 Frage („Was fehlt für die Entscheidung?“)
- Tag 5: Mini‑Zusammenfassung + 2 Optionen für nächsten Schritt
- Tag 9: Reminder + ein konkreter Mehrwert (Checkliste)
- Tag 14: „Soll ich das Thema schließen oder gibt es einen Zeitpunkt X?“
Umsetzung in 7 Tagen: So starten Sie ohne Overengineering
- Definieren Sie die 5 Stufen + klare Exit‑Kriterien
- Spiegeln Sie das in Ihrer CRM‑Pipeline
- Legen Sie 5–7 Pflichtfelder fest (Owner, Stage, Next Step, Quelle …)
- Erstellen Sie 3–5 Templates (Antwort, Termin, Angebot, Follow‑up)
- Setzen Sie ein wöchentliches Review: Pipeline + KPIs + Engpässe
Mini‑Checkliste: Ist Ihr Sales‑Prozess wirklich standardisiert?
- Jeder Lead wird innerhalb definierter Zeit beantwortet
- Pipeline‑Stufen haben klare Kriterien (nicht „gefühlt“)
- Jede Opportunity hat einen Owner und einen Next Step
- Follow‑ups passieren automatisch nach System
- KPIs pro Stufe sind sichtbar (nicht nur Umsatz am Ende)
CTA:
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0 € Vorabkosten – Sie zahlen erst, wenn messbare Resultate erreicht sind.
